Unsere EigenentwicklungZepDesk®, unsere Buchhaltungs- und ERP-Software
GoBD-konforme Cloud-Buchhaltung, entwickelt und betrieben von ZeptronIT
ZepDesk ist die eigene Marke und Eigenentwicklung der ZeptronIT UG (haftungsbeschränkt). Vom Angebot über Rechnung, E-Rechnung, Belegerfassung und Bankabgleich bis zu allen Finanzamt-Meldungen und dem Jahresabschluss läuft der komplette Buchhaltungskreislauf in einer Software, gehostet in der EU und DSGVO-konform. Aktuell in der öffentlichen Beta 2026.
ZepDesk ist unser eigenes Produkt, das wir bei ZeptronIT als durchgängige Cloud-Lösung für Selbständige, Kleinunternehmer, Vereine und den Mittelstand in Deutschland entwickelt haben. In einer Anmeldung erledigen Sie Rechnungen, Belege, Banking, Buchhaltung, deutsche Steuern und den Jahresabschluss. Die Software besteht aus fünf nicht abschaltbaren Kern-Modulen und sieben kostenlosen Plugins, die alle auf ein gemeinsames Datenmodell zugreifen. Kunden, Artikel, Konten und Mitarbeiter pflegen Sie nur einmal, jede Änderung wirkt sofort über alle Bereiche. Jeder Tarif enthält den vollen Funktionsumfang, von der ersten Rechnung bis zur E-Bilanz, mit unbegrenzt Benutzern und Rechnungen. ZepDesk ist eine eingetragene Marke der ZeptronIT UG (haftungsbeschränkt) aus Harmsdorf. Alles läuft im Browser, ohne Installation, und Sie sind in rund zehn Minuten startklar. ZepDesk ist eine vollwertige Buchhaltungs- und ERP-Software, betrieben als SaaS aus der Cloud und erweiterbar als Platform-as-a-Service: modular über die Plugins und mit individuellen Lösungen für Ihr Unternehmen anpassbar.
Eine Marke der ZeptronIT UG
ZepDesk ist unsere Eigenentwicklung. Betrieb, Updates und Sicherheit übernehmen wir, Sie arbeiten einfach im Browser.
zepdesk.deAlle Module und Funktionen
Fünf Kern-Module und der volle Funktionsumfang in jedem Tarif, entwickelt aus einem Guss
Angebote und Rechnungen
Der Beleg-Fluss vom Angebot über Auftrag und Lieferschein bis zur Rechnung läuft in einem Ablauf, jedes Dokument übernehmen Sie per Klick aus dem vorherigen, ohne Doppelerfassung. Angebote wandeln Sie bei Zusage direkt in eine Rechnung. Unbegrenzt Rechnungen in jedem Tarif, auch wiederkehrend für Abos und Wartungsverträge, mit Live-Vorschau und eigenem PDF-Layout je Firma (Logo, Farben, Footer-Texte). Der Zahlungseingang wird automatisch zugeordnet.
E-Rechnung
XRechnung, ZUGFeRD und Hybrid-PDF senden und empfangen Sie rechtskonform, in jedem Tarif ohne Aufpreis. Für öffentliche Auftraggeber und B2B-Pflichtbereiche hinterlegen Sie die Leitweg-ID einmal im Kundenprofil, danach erzeugt ZepDesk die gültige E-Rechnung an Behörden per Klick. Eingehende E-Rechnungen erkennt das System beim Upload automatisch und übernimmt die Daten direkt aus der XML-Struktur.
Belege und OCR
Belege erfassen Sie per Smartphone-Foto, Mail-Inbox oder Drag-and-Drop. Die OCR läuft auf EU-Servern und nutzt keine externen KI-Dienste, sie erkennt Lieferant, Datum, Belegnummer und Beträge inklusive Umsatzsteuer und schlägt Buchung und passende Banktransaktion vor. Enthält ein Beleg bereits ZUGFeRD- oder XRechnung-Daten, werden diese ohne Texterkennung übernommen. Die Ablage ist GoBD-konform mit Storno statt Löschung und vollständiger Historie.
Banking und Abgleich
Kontoauszüge importieren Sie per CSV, MT940 und CAMT aus jeder deutschen Bank. ZepDesk ordnet jede Transaktion ihrem Beleg oder ihrer offenen Rechnung zu und schlägt das passende Match vor. SEPA-Lastschriften verwalten Sie inklusive Mandaten und PAIN.008-Export. Der direkte Bankabruf per finAPI (PSD2) ist bereits verfügbar, ergänzend funktioniert der Datei-Import.
Doppelte Buchhaltung und EÜR
Wählen Sie EÜR oder doppelte Buchhaltung mit dem Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, sauber getrennt je Firma und jederzeit um eigene Konten erweiterbar. Die Buchführung ist GoBD-konform, mit vollständigem Hauptbuch und revisionssicherer Ablage.
Anlagen, Rückstellungen und Abschluss
Für Kapitalgesellschaften bildet ZepDesk Anlagen mit linearer und degressiver AfA, geringwertige Wirtschaftsgüter, Sammel-Abschreibung und Anlagespiegel ab, dazu Rückstellungen, Rechnungsabgrenzung, Periodenabschluss und ein rechtskonformes Kassenbuch für Bargeschäfte.
Mahnwesen
Ein dreistufiges Mahnwesen mit konfigurierbaren Gebühren und Verzugszinsen starten Sie direkt aus der offenen Rechnung.
Steuern und ELSTER
Meldungen und Erklärungen entstehen direkt aus den Buchungen, ohne Übertragen und ohne Nachrechnen. EÜR und UStVA für Selbständige, KSt, GewSt (mit konfigurierbarem Hebesatz pro Gemeinde) und E-Bilanz für Kapitalgesellschaften. Insgesamt erzeugt ZepDesk 14 Datenarten als offizielles ELSTER-XML, die Details finden Sie im ELSTER-Abschnitt.
Auswertungen und Dashboard
BWA, EÜR, UStVA, Saldenliste und Umsatzverlauf entstehen live aus dem Buchungsjournal, jederzeit aktuell und ohne Klickstrecke. Das Dashboard zeigt Umsatz, offene Posten, fällige UStVA und neue Belege als Kennzahlen direkt auf der Startseite.
Stammdaten, CRM und Multi-Firma
Kunden mit Kaufhistorie, offenen Posten, USt-ID, Leitweg-ID und DSGVO-Einwilligungen, Artikel mit Preisstaffeln und Steuersätzen, Lieferanten mit Reverse-Charge-Logik. Für GmbH und AG kommen Gesellschafter mit Kapitalverteilung, Organe und Versammlungsprotokolle hinzu. Mehrere Firmen verwalten Sie in einer Anmeldung, mit getrennten Buchungskreisen, eigenem Branding und Firmen-Umschalter, eine Firma ist inklusive.
DATEV-Export und Steuerberater-Zugang
Buchungen, Debitoren und Kreditoren exportieren Sie im DATEV-EXTF-Format (v7.0, wahlweise SKR03 oder SKR04) als ZIP für die Steuerkanzlei, inklusive hinterlegter Berater- und Mandantennummer. Ihr Steuerberater erhält zusätzlich eine eigene Rolle mit Lese-Zugriff und Export, ohne Aufpreis.
Betriebsprüfung und Prüfer-Export
Für die Betriebsprüfung erzeugt ZepDesk den Z3-Datenexport nach § 147 Abs. 6 AO im IDEA-Format (Datenträgerüberlassung mit allen Buchungssätzen) sowie den DSFinV-K-Export für Bargeschäfte. Die revisionssichere, GoBD-konforme Ablage bleibt zehn Jahre erhalten.
KI-Assistent (BYOK) und REST-API
Der ZepDesk-Assistent erledigt Aufgaben direkt im System und macht jeden Schritt nachvollziehbar. Er arbeitet nach dem Prinzip Bring Your Own Key, Sie hinterlegen einen eigenen API-Schlüssel (etwa Claude oder OpenAI) oder nutzen ein lokales Modell. Anfragen gehen ausschließlich an Ihren eigenen Anbieter, Ihre Daten bleiben bei Ihnen. Ohne Schlüssel bleibt der Assistent inaktiv, die übrige Software läuft unabhängig. Eine offene REST-API für eigene Anbindungen ist inklusive.
Verein, Stiftung und Kapitalgesellschaft
Für Vereine und Stiftungen bietet ZepDesk die Sphären-Buchhaltung nach § 64 AO (vier Sphären), Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster sowie einen Monitor für die 50.000-EUR-Freigrenze, Mittelverwendung und Rücklagen. Kapitalgesellschaften erhalten Bilanz, E-Bilanz, KSt und GewSt bis zum Periodenabschluss.
ELSTER-Anbindung mit 14 Datenarten
ZepDesk erzeugt Ihre Finanzamt-Meldungen als offizielles ELSTER-XML, direkt aus den Buchungen, ein Klick pro Meldung, mit ERiC-Direktversand oder Upload in Mein ELSTER.
Die 14 Datenarten im Überblick: UStVA, UStE, USt 1 H, Anlage EÜR, GewSt, KSt, KapESt, Lohnsteuer-Anmeldung, Feststellung nach § 180 AO, betriebliche Einkommensteuer (Anlage S und G), E-Bilanz nach § 5b EStG, Zusammenfassende Meldung (ZM), OSS und Grundsteuer. Die Übermittlung erfolgt per ERiC-Direktversand oder als offizielles XML zum Upload in Mein ELSTER. Die vollständige private Einkommensteuer-Erklärung (Anlage N, KAP, V und weitere) bleibt bei Mein ELSTER oder Ihrem Steuerberater.
UStVA mit amtlichen Kennzahlen und ELSTER-Versand. Original-Screenshot, Demo-Daten.
Einblicke in ZepDesk
Originale Screenshots aus der Software, mit Demo-Daten.
KI, die in Europa rechnet
ZepDesk setzt KI dort ein, wo sie echte Arbeit abnimmt. Die Modelle laufen in europäischen Rechenzentren, Ihre Belege und Diktate verlassen die EU nicht.
Belegerkennung
Fotografierte oder hochgeladene Belege werden automatisch ausgelesen: Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz. Sie prüfen nur noch kurz und buchen mit einem Klick.
Diktat und Spracheingabe
Sprechen statt tippen: Notizen, Beschreibungen und Belegtexte diktieren Sie einfach ein, ZepDesk wandelt sie in sauberen Text um.
Beide Modelle laufen bei Scaleway in Europa. Keine Weitergabe an US-Anbieter, passend zur DSGVO.
Mehrere Firmen, ein Konto
ZepDesk ist von Grund auf für mehrere Mandanten gebaut. Ideal für Holdings, Nebenfirmen oder Steuerberater mit mehreren Kunden.
Keine Vermischung zwischen den Firmen. jede Firma hat ihre eigenen Nummernkreise, ihre eigene Bankverbindung, ihre eigenen PDF-Templates und ihren eigenen E-Mail-Absender. Mit Row-Level Security sehen Benutzer nur die Firmen, für die sie freigegeben sind.
- Eigene IBAN, BIC und Bankdaten pro Firma
- Eigene SMTP-Konfiguration (info@firma1.de vs. info@firma2.de)
- Eigene Rechnungs-, Angebots- und Kundennummernkreise
- Individuelle PDF-Templates mit Logo, Farben und Layout
- Row-Level Security. Benutzer sehen nur ihre Firmen
- SKR03 oder SKR04 frei wählbar pro Firma
Sauber getrennt, zentral verwaltet
Verwalten Sie alle Ihre Firmen in einer einzigen Oberfläche, ohne die Angst vor vermischten Buchungen oder falschen Absenderadressen.
Das Rollen-System lässt Sie fein granular festlegen, wer welche Firmen sehen, bearbeiten oder nur auslesen darf.
Sieben kostenlose Plugins
In jedem Tarif ohne Aufpreis enthalten, pro Firma per Klick aktivierbar, entwickelt und zentral gewartet von ZeptronIT
Kasse und POS
Kassensystem für Bargeschäfte mit TSE nach § 146a AO, inklusive Barcode-Scanner, Bon-Druck und DSFinV-K-Export. Kassenumsätze fließen direkt in die Buchhaltung, ohne separate Kassensoftware und ohne Zusatzlizenz.
Lohn und Gehalt
Lohnabrechnung mit den aktuellen SV-Beiträgen 2026, DEÜV-Meldungen und Lohnsteuer-Anmeldung als ELSTER-XML für Mein ELSTER, ohne Lohn-Zusatzmodul und ohne Aufpreis.
Compliance und DSGVO
Werkzeuge für Datenschutz und Compliance direkt in der Software, mit Verfahrensdokumentation, AVV-Generator, Auskunfts-Tool für DSGVO-Anfragen und Audit-Trail.
Einkauf und Bestellung
Bestellanforderung, Bestellung, Wareneingang und Eingangsrechnung in einem Workflow, im selben Modell wie der Verkauf, statt E-Mail-Pingpong.
Inventur und Lager
Bestandsführung, Bewegungen, Inventur-Zählung und Bewertung mit Anbindung an die Buchhaltung, ohne doppelte Datenpflege in Excel.
Projekte und Zeit
Projektstunden erfassen, abrechenbare Zeiten an Rechnungen übergeben und die Projekt-Margenrechnung im Blick behalten, im selben Login wie die Buchhaltung.
Workflow-Automation
Freigabe-Routinen, Statusketten und ereignisbasierte Aktionen über alle Module hinweg, per Klick eingerichtet statt programmiert.
Integrationen und offene Standards
ZepDesk setzt auf dokumentierte Standards statt proprietärer Schnittstellen, direkt eingebaut, ohne Zusatzmodul und ohne Aufpreis
ELSTER-XML
14 Datenarten als offizielles ELSTER-XML, direkt aus den Buchungen erzeugt, zum Upload in Mein ELSTER.
ERiC-Direktversand
Übermittlung an ELSTER direkt aus ZepDesk über die ERiC-Bibliothek, ohne manuellen Upload, der XML-Export bleibt zusätzlich verfügbar.
DATEV-Export
Komplettes Datenpaket im DATEV-EXTF-Format (SKR03 oder SKR04, mit Berater- und Mandantennummer) für DATEV-nutzende Steuerkanzleien, als Standard und nicht als Add-on.
XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung 3.0 (UBL und CII) und ZUGFeRD 2.3 (Hybrid-PDF), senden und empfangen, mit Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber.
SEPA-Lastschrift
Mandatsverwaltung und SEPA-XML-Export (PAIN.008) für die direkte Bankübergabe.
Bank-Import
Kontoauszüge per CSV, MT940 und CAMT.053 (ISO 20022) aus jeder deutschen Bank, dazu der direkte Bankabruf per finAPI (PSD2).
Zahlungsanbieter
Mollie-, Stripe- und PayPal-Abrechnungen werden automatisch erkannt und mit Vorsteuer-Aufteilung und Reverse-Charge-Erkennung dem richtigen Konto zugeordnet.
Behörden-Formate
XBRL E-Bilanz nach § 5b EStG mit HGB-Taxonomie 2026, DSFinV-K-Kassenexport und Übermittlung des Jahresabschlusses an den Bundesanzeiger.
REST-API und KI (BYOK)
Offene REST-API, jeder DocType als REST-Ressource mit Filter, Paginierung und Field-Selection, dazu der KI-Assistent nach dem BYOK-Prinzip mit eigenem Schlüssel für Claude oder OpenAI oder einem lokalen Modell.
finAPI Bankanbindung
Geschäftskonten verbinden Sie direkt per finAPI (PSD2). Umsätze werden automatisch abgerufen und den Belegen zugeordnet, pro Firma getrennt.
Prüfer-Export (GoBD/GDPdU)
Z3-Datenexport nach § 147 AO im IDEA-Format und DSFinV-K für die Betriebsprüfung, damit der Prüfer alle Daten maschinenlesbar erhält.
Cloud und Hosting aus der EU
Betrieb, Updates und Sicherheit übernehmen wir, Sie arbeiten im Browser
EU-Hosting bei Hetzner
Betrieb in ISO 27001-zertifizierten Hetzner-Rechenzentren in der EU, mit 100 Prozent Ökostrom sowie redundanter Strom- und Netzanbindung. Kein US-Transit, kein Drittland, kein Cloudflare-Proxy.
Eigene Datenbank je Kunde
Jede Kundeninstanz läuft in einer eigenen, getrennten Datenbank, ohne Shared-Schema und ohne geteilte Mandanten-Tabellen, streng von anderen Kunden getrennt.
Verschlüsselung und 2FA
TLS 1.3 für jede Verbindung, AES-256 für ruhende Daten auf Volumes und in Backups, Zwei-Faktor-Anmeldung per TOTP (RFC 6238), auf Wunsch verpflichtend für alle Benutzer.
Tägliche verschlüsselte Backups
Nächtliche Snapshots von Datenbank und Dateien um 02:00 Uhr MEZ, automatisch und verschlüsselt, abgelegt an einem zweiten EU-Standort, 30 Tage Aufbewahrung, in jedem Tarif ohne Aufpreis.
Self-Service-Restore
Administratoren stellen den Snapshot eines gewünschten Tages punktgenau über das Cockpit wieder her, innerhalb der 30 Tage, ohne Ticket und ohne Wartezeit auf einen Techniker.
Datenexport ohne Lock-in
Vollständiger Datenexport jederzeit als SQL-Dump und Datei-Archiv, keine Hersteller-Hoheit über Ihre Buchhaltung.
Betrieb, Setup und Wartung
Alles läuft im Browser ohne Installation, in rund zehn Minuten sind Sie produktiv. Betrieb, Updates und Sicherheit übernehmen wir. Wartungsfenster liegen sonntags von 03 bis 05 Uhr und werden vorab angekündigt.
Recht und Compliance
Nach deutschen Vorgaben gebaut, damit Ihre Buchhaltung prüfungssicher bleibt
GoBD-konform
Storno statt Löschung, vollständige Änderungs-Historie und revisionssichere, unveränderliche Ablage aller Aufzeichnungen.
DSGVO und AVV nach Art. 28
DSGVO-konform, der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird bei der Kontoanlage online vorgelegt und elektronisch signiert, ohne separate Verhandlung, auf Wunsch vorab als PDF.
Rechtskonforme Rechnungen und E-Rechnung
Ausgangsrechnungen enthalten die erforderlichen Pflichtangaben. E-Rechnungen entsprechen den B2B-Vorgaben, deren Empfang seit Januar 2025 verpflichtend ist, und werden in jedem Tarif gesendet und empfangen.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Beim Anlegen der Firma aktivieren Sie die Kleinunternehmer-Regelung. Rechnungen werden dann ohne Umsatzsteuer mit dem entsprechenden Hinweis ausgestellt, die Umsatzsteuer-Voranmeldung entfällt automatisch.
DATEV-Kontenrahmen SKR03 und SKR04
Die deutschen Kontenrahmen SKR03 und SKR04 sind vorbelegt und DATEV-kompatibel, der DATEV-Export für die Steuerkanzlei ist Standard, kein Add-on.
Aufbewahrung nach § 147 AO
Steuerrelevante Daten werden zehn Jahre gemäß § 147 AO aufbewahrt, unabhängig von der Backup-Historie.
Preise nach Rechtsform
Ein Preis je Rechtsform, in jedem Tarif der volle, identische Funktionsumfang, keine Feature-Staffelung und kein Aufpreis pro Benutzer
Einzelunternehmer, 29 EUR pro Monat
Für Einzelunternehmen, Kleinunternehmer (§ 19) und Freiberufler. EÜR und UStVA direkt aus den Buchungen, E-Rechnung senden und empfangen, Belege per Foto mit OCR, unbegrenzt Benutzer und Rechnungen. Jahresabo 290 EUR.
Verein und Stiftung, 39 EUR pro Monat
Für eingetragene Vereine (e. V.) und Stiftungen. Zusätzlich Sphären-Buchhaltung nach § 64 AO, Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster und der 50.000-EUR-Freigrenzen-Monitor. Jahresabo 390 EUR.
Personengesellschaft, 49 EUR pro Monat
Für GbR, OHG und KG. Doppelte Buchhaltung mit SKR03 oder SKR04, UStVA, BWA und Saldenliste, DATEV-Export für die Steuerkanzlei. Jahresabo 490 EUR.
Kapitalgesellschaft, 79 EUR pro Monat
Für UG, GmbH und AG. Bilanz, E-Bilanz und KSt inklusive, dazu GewSt, Periodenabschluss, Anlagen, AfA und Rückstellungen. Jahresabo 790 EUR.
Enterprise, ab 500 EUR pro Monat
Auf Anfrage, mit Custom-Verträgen (MSA, DPA, individuelle SLA), dedizierter Hardware, priorisiertem Support bis 24/7, individueller Plugin-Entwicklung und Onboarding mit Engineer. Kontakt sales@zepdesk.de.
ZepDesk live erleben
Alle Funktionen, Preise und die Doku finden Sie auf der Produktseite von ZepDesk.
Zu zepdesk.deJetzt in der öffentlichen Beta 2026 starten
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